טיפים מומלצים לאירוח טעים

החלטתם להתחתן? מזל טוב ובשעה טובה! עכשיו חכו רגע… תכנון וארגון חתונה זו הפקה אחת גדולה, שלא מסתיימת מהרגע שאתם מתחילים אותה עד ליום האירוע. אז רגע לפני שהכול מתחיל, תנו לעצמכם כמה שבועות שבהם אתם בעצם רק נהנים מהיותכם זוג מאורס.

תכנון והפקת חתונה זה עסק לא פשוט ויש המון בחירות לעשות, כאשר בחירת קייטרינג היא אחת החשובות אם לא החשובה והמשמעותית ביותר. אחרי שבחרתם את מקום האירוע בו תתקיים החתונה שלכם, זה הזמן לערוך השוואות בין חברות הקייטרינג השונות מבחינת מחיר, תמורה, זמינות למקום ולתאריך שבחרתם או מצד שני לשלול אם יש אילוצים מסוימים המונעים מחברת קייטרינג זו או אחרת להיות נוכחת באירוע שלכם.

מכיוון שעלות חברת קייטרינג לאירוע תנגוס בחלק משמעותי מהתקציב שלכם, חשוב להגדיר ולהקציב מראש כמה מסך התקציב הכולל של האירוע יוקדש לכך. במידה ונתקלתם בחברות קייטרינג אשר חורגות מהתקציב שלכם באופן משמעותי – פשוט הורידו אותן מרשימת האפשרויות שלכם. אל תשכחו להשאיר תמיד מקום בתקציב לשדרוגים ותוספות שאולי תרצו להוסיף, כמו קרטיבים במרכז הרחבה, צנצנות ענקיות של סוכריות גומי על הבר או עמדת אוכל לשעות הקטנות של הלילה, לטובת אלה שלא עוזבים את רחבת הריקודים.

כאשר אתם באים לבקש הצעת מחיר מחברת הקייטרינג אותה בחרתם, הורידו 20% מכמות האנשים ברשימת המוזמנים שלכם. מכיוון שבסופו של דבר אתם משלמים לפי מנה, אם תתחייבו לכמות אנשים מקסימאלית ובזמן האירוע לא כל המוזמנים שלכם יגיעו, עדיין יהיה עליכם לשלם לפי כמות האנשים לה התחייבתם. על כן תמיד עדיף להתחייב לכמות המינימאלית של האנשים ומקסימום מאוחר יותר להוסיף אם יש צורך, העיקר לא לשלם על מנות שלא יהיה בהן שימוש.

כאשר אתם בוחרים חברת קייטרינג לאירוע שלכם, מומלץ שתוודאו כי היא מספקת את כל השירותים הנלווים ואז יש לכם איש קשר אחד מולו אתם יכולים להתנהל ולסגור את כל הפרטים, כך שחסכתם לעצמכם מספר חיפושים ומספר פגישות עבודה.

הארוחה – כמה מנות מספקת חברת הקייטרינג שלכם? האם יש אפשרות לבחור בין מזנון להגשה? האם אתם יכולים לבקש מנה מיוחדת שאינה מוצעת בתפריט? בררו את כל הפרטים הללו מבעוד מועד כך שתגיעו לפגישת הטעימות מוכנים וחברת הקייטרינג תדע לתת מענה לצרכים המיוחדים שלכם.

בר משקאות – האם חברת הקייטרינג אותה בחרתם מספקת גם בר משקאות לאירוע? אם כן מה הוא כולל? האם זה כולל משקאות תוצרת חוץ? במידה ואתם מעוניינים להוסיף משקאות נוספים ולהביא אותם בעצמכם – האם יאפשרו לכם?
אם חברת הקייטרינג שלכם לא מספקת שירותי בר משקאות בדקו דרך המלצות ושימו לב מה כוללת ההצעה ואם החברה החיצונית מספקת כוסות יין וקרח – מה שלרוב לא מסופק דרך החברה החיצונית וכרוך בתוספת תשלום לא מבוטלת לאדם.

אספרסו בר – האם חברת הקייטרינג שלכם מספקת שירותי אספרסו בר? גם כאן עליכם לעשות שיעורי בית על מה כולל הבר, איזה סוגי קפה הוא מספק, האם יש חלב סויה או תחליפי חלב. במידה ואין לקייטרינג שלכם שירותי אספרסו בר עשו בדיקה דרך חברות חיצוניות ושימו לב גם פה לנושא הכוסות, שלא תמיד כלול בהצעה.

עיצוב האירוע – מה כוללת חבילת העיצוב? האם רק עיצוב של מרכזי השולחן או האם גם מזנונים מעוצבים כלולים בחבילה? האם יש אפשרות לקבל חבילת עיצוב מיוחדת?

איש הקשר שלכם – חשוב מאוד שתהיה לכם כימיה טובה עם איש הקשר שלכם אל מול חברת הקייטרינג שבחרתם, כי הוא זה שילווה אתכם לאורך כל התהליך, מרגע פגישת ההיכרות הראשונית ועד ליום החתונה, כולל הצעת מחיר, חתימה על החוזה, טעימות, פגישת ספקים ועוד. חשוב שתרגישו בנוח עם איש הקשר שלכם, כי הוא זה שאמור לתת לכם מענה על כל הצרכים המיוחדים והבקשות השונות שיהיו לכם לאורך כל התהליך.

טעימות – לכו לטעימות רק של חברות קייטרינג שנראה לכם שהן עונות על הצרכים שלכם ועומדות בקריטריונים החשובים לכם. הגעה לטעימות מצריכה לוגיסטיקה לא פשוטה שלכם ושל ההורים משני הצדדים,על כן הטריחו אותם רק כאשר עשיתם כבר עבודת תחקיר ראשונית על חברת הקייטרינג, נפגשתם עם איש המכירות של החברה וקיבלתם הצעת מחיר. קחו בחשבון שבטעימות שלכם לא יהיו כל המנות שיש בתפריט, אך תוכלו לקבל טעימה מסגנונו של השף.

כמות אירועים בערב – אל תתביישו לשאול במעמד חתימת החוזה את איש המכירות כמה אירועים יש לחברת הקייטרינג שלכם בערב אחד. חברת קייטרינג שלוקחת יותר משני אירועים בערב, צריכה להיות ערוכה לכך מבחינת לוגיסטית ויש לה יכולת לבצע כמות כזו של אירועים בערב אחד. אם חשוב לכם לא להיות אחד מיני רבים, אל תהססו להחתים את איש המכירות שלכם על הסכם שאומר ומבטיח כי החברה לא תיקח יותר משני אירועים בערב האירוע שלכם.

מנהל האירוע – כבר ציינו כי חלק נכבד מתקציב האירוע הולך אל חברת הקייטרינג ולא בכדי. חברת הקייטרינג היא המרכיב החשוב והדומיננטי ביותר באירוע שלכם ולמנהל האירוע ולצוות העובדים של החברה חשיבות מכרעת בהצלחתו או בכישלונו של הערב. חשוב לוודא כי לחברת הקייטרינג שבחרתם יש ניסיון בתחום, שהיא ותיקה בענף ובדקו כמה אירועים ביצע מנהל האירוע של החברה. האוכל של חברת הקייטרינג שבחרתם יכול להיות הכי טעים ואיכותי, אך אם הצוות לא יתפקד כמו שצריך בזמן האירוע, סביר להניח שזה מה שיכרו האורחים שלכם, הרבה אחרי טעם האוכל.

המלצרים – כמו שצוין בסעיף הקודם, ניסיון ואנשי צוות מיומנים הם גורמים קריטיים באיכות השירות שתקבלו באירוע. על כן בדקו כי צוות המלצרים של חברת הקייטרינג הוא צוות קבוע, בוגר ומנוסה וודאו שכולם הצוות דובר עברית.

לעיתים הכמות כן קובעת – אם יש משהו שאתם לא רוצים לחסוך בו באירוע שלכם זה כוח האדם. כמות המלצרים והברמנים היא קריטית וההמלצה היא מלצר אחד על כל 10 מוזמנים. שימרו על יחס זה ואל תחסכו, גם אם מדובר באירוע של מזנונים ולא של הגשה לשולחנות. כבעלי האירוע אם עדיין תרצו שצוות המלצרים ייגש לשולחנות ויציע משקאות מהבר, יפנה צלחות מלוכלכות, יפנק את האורחים שלכם, ידאג לחדש את המזנונים בסלטים, תוספות, במנות עיקריות ובקינוחים. מהירות התגובה של הצוות היא חשובה מאוד ועל כן כמות כוח האדם באירוע שלכם היא קריטית. על כן אל תתפתו לחסוך, זה גם ככה לא שווה את זה כי סכומי הכסף שתחסכו הם לא כאלה משמעותיים.

אין טוב ממראה עיניים – נכון שהטעימות הן חשובות ומכריעות, אך אם חברת הקייטרינג מאפשרת לכם, ו לראות אירוע שלהם. מעבר לטעם, בדקו את רמת התפעול והתפקוד של החברה, את התנהלות הצוות ורמת המיומנות שלו, מהי רמת האסתטיקה והניקיון והאם כמויות האוכל מצויות בשפע וכמה מהר מתמלאים המזנונים.

מה הוחלט – ראיתם, טעמתם והתרשמתם? עכשיו הזמן לקבל החלטה. אם יש דברים שלא נראים לכם ואתם חושבים שאפשר לשפר ולתקן, פנו אל איש הקשר שלכם ודברו איתו על הדברים. אם אתם חושבים שהדברים לא ניתנים לשיפור ולגישור – בחרו בחברת קייטרינג אחרת.

מנות ילדים – במידה וחלק מהמוזמנים שלכם הם ילדים בטווח הגילאים 4-8 בקשו הנחה מחברת הקייטרינג שלכם על המנות הללו – זה דבר שמאוד מקובל בתחום האירועים.

צמחונים וטבעונים – יש לכם אורחים שהם לא אוכלי בשר? דאגו להם למנות ראויות וטעימות, אשר מיועדות אך ורק להם. היום בכל מסעדה ניתן למצוא מנות ייחודיות כאלו, אז אין סיבה שבאירוע פרטי הם לא יקבלו מענה.

איש הקשר של חברת הקייטרינג החליט לצ'פר אתכם? אל תשאירו את הדברים באוויר. העלו את הדברים על הכתב וציינו זאת בחוזה או בדף מפרט, כך שאם יקרה מצב שאיש הקשר שלכם לא ימשיך לעבוד בחברת הקייטרינג מסיבה זו או אחרת, אתם עדיין תוכלו לקבל את מה שהובטח לכם. מומלץ לכן לשמור העתק של ההסכם, התפריט וכל הקבלות.

דיברתם וסיכמתם אך ההסכם אינו לטעמכם? אל תחתמו עליו! הסכם הוא דבר הניתן לשינוי, על כן דברו שוב על הדברים ורק כאשר אתם שבעי רצון – רק אז חתמו.

כשרות – תעודת כשרות תקפה של חברת הקייטרינג היא דבר חשוב מאוד שעליכם לבדוק ולתת את הדעת. מעבר לשמירת המסורת, הדבר בעל חשיבות ומשמעות גם מבחינת הרבנות, כאשר אתם פותחים תיק וחברת קייטרינג ללא תעודת כשרות עלולה שלא לאפשר לכם בסופו של דבר להתחתן. בנוסף, גן האירועים בו אתם מקיימים את האירוע עלול לאבד את הכשרות שלו אם הוא יכניס חברת קייטרינג ללא תעודת כשרות.

החלטתם ללכת על אירוע בבית או בטבע?

דעו שהדבר מצריך ניסיון ומיומנות של חברת הקייטרינג. אירועים כאלו מצריכים מתח חשמל שיעמוד בעומס ולא ייפול בזמן האירוע, מאווררים, גנראטור, ריסוס, תאורה מתאימה, הצללה, שירותים, גישה למשאית הקייטרינג ומקום להקים בו את המטבח, השכרה של שולחנות, כיסאות ופינות ישיבה, צריך לדאוג ליישור השטח ולוודא שהוא מיועד ונגיש לאנשים וחשוב לדאוג לאנשי תחזוקה וסדרנים. הפקה של אירוע בבית או בטבע מחייבת אתכם לקחת מפיק שיהיה אחראי ואמון על כך שהכול יתפקד וילך חלק ואם החלטתם בכל זאת שלא להיעזר בשירותיו של אחד כזה, דאגו שמישהו מהקרובים לכם יפקח על הערב – העיקר שאתם תוכלו ליהנות ולא לדאוג.